الهيكل الادارى

• اختصاصات مدير عام الكلية

1- الإشراف على حسن سير العمل بالإدارات وتنظيم العمل بها تحت إشراف عميد الكلية ووكيلها.
2- مراقبة تنفيذ القوانين واللوائح والقرارات والمنشورات التى تصدر من السلطات المختصة ومتابعة تنفيذها .
3- الإشراف على تحصيل الأموال المستحقة للجامعة فى نطاق الكلية ورقابة الصرف على ميزانية الكلية ومتابعة كافة الشئون المالية بالكلية .
4- توجيه العاملين والإشراف على تدريبهم واقتراح وسائل علاج الصعوبات التى تواجه العمل .
5- إمداد مجلس الكلية والأقسام واللجان المختلفة بالبيانات اللازمة.
6- وضع التقارير السنوية للعاملين بالكلية بعد أخذ رأى الرؤساء المباشرين.
7- الإشراف والمتابعة على كافة الأعمال المتعلقة بشئون المشتريات والمخازن بالكلية .
8- الاتصال الدائم بكل إدارات الجامعة وكلياتها والتنسيق بينها لحسن أداء العمل وسرعة إنجازه.
9- العمل على المحافظة على أبنية الكلية ومتعلقاتها ووضع النظم الكفيلة بذلك ومراقبة تنفيذها.
10- إعداد التقارير الشهرية والسنوية عن سير العمل بالكلية وتقديم الاقتراحات التى من شأنها زيادة كفاءة العمل .

•  اختصاصات إدارة الشئون الادارية

أولاً : أهم الأعمال الخاصة بشئون أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم:

1- إدخال البيانات على برنامج شئون أعضاء هيئة التدريس وتحديثها
2- اتخاذ إجراءات تعيين المعيدين الجدد
3- اتخاذ إجراءات تعيين أعضاء هيئة التدريس
4- إعداد المذكرات اللازمة للعرض على مجلس الكلية.
5- اتخاذ إجراءات الإجازات بأنواعها من أعاره ـ مرافقة الزوج أو الزوجة ـ رعاية الطفل- رعاية الأسرة- إجازات الوضع- الإجازات المرضية.
6- الانتدابات الداخلية والخارجية
7- حساب مستحقات الصناديق الخاصة للسادة القائمين بالإجازات
8- ترتيب الملفات وحفظ المستندات
9- عمل مرتبات السادة أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم شهرياً
10- تنفيذ الأحكام القضائية الخاصة برصيد الإجازات
11- تسجيل الأجور المتغيرة للسادة أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم والسادة العاملين بالكلية من مختلف المجموعات النوعية.
12- تنفيذ الإجراءات القانونية للسادة المحالين إلى المعاش.
سداد المعاشات للسادة الحاصلين على إجازات خاصة.

ثانياً : الأعمال الخاصة بشئون العاملين

1- إدخال البيانات الخاصة ببرنامج شئون العاملين وتحديث قاعدة البيانات.
2- إصدار قرار العلاوة الدورية وإضافة العلاوة الخاصة المقرر إضافتها.
3- إصدار القرارات التنفيذية بالجزاءات التأديبية.
4- عمل مذكرات بشأن محو الجزاءات التأديبية وعرضها على لجنة شئون العاملين.
5- إعداد تقارير كفاية الأداء وعرضها على لجنة شئون العاملين بالجامعة.
6- عمل تدرج المرتب وكافة أعمال التسويات.
7- تنفيذ إجراءات وقواعد الترقية والتي ترد بقرار السيد أ.د/ وزير الدولة للتنمية الإدارية.
8- الرد على الأجهزة الرقابية بالدولة كالجهاز المركزي للمحاسبات.
9- الرد على الدعاوى القضائية وتجهيز المستندات اللازمة.
10- إعداد بيانات الحالة وشهادات الخبرة.
11- أعمال الحفظ بالملفات.
12- استيفاء الملفات وحفظ المستندات بها.
13- إجراءات إنهاء الخدمة.
14- عمل مرتبات السادة العاملين الدائمين والمؤقتين بالكلية.
15- سداد الصناديق الخاصة كصندوق الزمالة وصندوق رعاية العاملين.
16- حساب وخصم أرباب العهد.
17- صرف مكافأة الامتحانات دور يناير ـ مايو من كل عام .
18- إمساك سجلات للإجازات الدورية العارضة والاعتيادية والمرضية.
19- عمل مذكرات للإجازات الخاصة للبحث عن عمل أو العمل أو إجازة مرافقة الزوج أو الزوجة أو إجازة رعاية الطفل أو رعاية مصالح الأسرة أو إجازة وضع.
20- حساب الإجازات الاعتيادية لمن تم إحالتهم للمعاش.
21- عمل مذكرات الانقطاع عن العمل واتخاذ الإجراءات القانونية.
22- جميع أعمال مكافآت السادة أعضاء هيئة التدريس ( تدريس - تصحيح - أعمال كنترول)
23- جميع أعمال مكافآت الكادر العام.
24- صرف المقابل النقدي لأعمال الملاحظة والمراقبة (انتظام + انساب موجه + شعبة اللغة الإنجليزية) دور يناير ومايو من كل عام.
25- سداد الصناديق الخاصة للسادة أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم

ثالثاً : الأعمال الخاصة بشئون العمالة المؤقتة

1- عمل إقرارات استلام العمل.
2- إدخال بياناتهم على مركز تقنية الاتصالات والمعلومات.
3- عمل ملفات لهم.
4- عمل بطاقة التأمين الصحي.
5- متابعة إجازاتهم العارضة والاعتيادية والمرضية.
6- اتخاذ كافة الإجراءات القانونية الخاصة بهم.

رابعاً : الأعمال الخاصة بالأرشيف

1- خدمة جميع إدارات الكلية سواء بالنسبة (لأعمال الصادر وأعمال الوارد وأعمال الحفظ).

خامساً : قسم الشئون العامة

1- تنظيم العمل داخل المدرجات وقاعات الكلية ونظافتها .
2- نظافة مباني الكلية وحرم الكلية .
3- الاهتمام بالمسطحات الخضراء .
4- تنظيم الحضور والانصراف لجميع العاملين بالكلية .
5- المحافظة على المظهر العام للكلية .

•  اختصاصات إدارة الشئون المالية

أولاً: بالنسبة للحسابات والموازنة

1- فتح سجلات فى بداية كل عام مالى جديد لموازنة الباب الأول والثاني والرابع والسادس بموازنة الكلية والحسابات الخاصة (صندوق الخدمات التعليمية - شعبة اللغة الإنجليزية - الانتساب الموجه) وتبويب البنود بكل باب وتدوين الربط الأصلي لكل بند وكذا الرصيد المرحل بالحسابات الخاصة ، والقيام بعمليات القيد بالأبواب السابقة على مدار العام.
2- تدبير الموارد المالية عن طريق المطالبات وتعزيز البنود من الإدارة العامة للموازنة والحسابات بالجامعة ، وتصريف جميع الأمور المالية حتى نهاية العام المالى .
3- المطابقة بين إدارة الحسابات والموازنة والوحدة الحسابية وإرسال التعزيزات الداخلية إلى الجامعة.
4- مراجعة جميع المستندات الخاصة وتسميحها وإرسالها للوحدة الحسابية ومتابعة هذه الاستمارات واستخراج الشيكات.
5- إجراء المطابقة الدفترية مع الوحدة الحسابية بصفة منتظمة .
6- صرف مكافأة التفوق للطلاب وفواتير التليفونات، وصرف مكافأة الباحثين .
7- هذا بالإضافة إلى مراجعة وتسميح جميع الاستثمارات المنصرفة من الحسابات الخاصة ، والوحدات ذات الطابع الخاص وإرسالها إلى الوحدة الحسابية واستخراج الشيكات الخاصة بها وإرسالها لأصحابها عن طريق قسم القيد والحفظ .

ثانياً: بالنسبة للخزينة

1- تحصيل الرسوم الدراسية لطلاب الكلية شعبة الانتظام والانتساب الموجه وشعبة اللغة الإنجليزية وطلاب الدراسات العليا وتمهيدي ماجستير والدكتوراه .
2- تحصيل دورات الكمبيوتر ومجموعات تقوية الطلاب والتابعة لمركز التدريب الإداري بالكلية ، كما قامت الخزينة بتحصيل جميع متحصلات الصناديق الخاصة وصندوق الزمالة للعاملين بالجامعة .
3- عمل التسويات المالية الخاصة بالمتحصلات وتسليمها للوحدة الحسابية بعد توريد المبالغ المحصلة بأنواعها .
    - صرف المرتبات وجميع الحوافز والمكافأة الخاصة بأعضاء هيئة التدريس والعاملين بالكلية شهرياً .
    - توريد مبالغ دعم الكتاب الجامعي وعمل التسويات المالية الخاصة بها وتسليمها للجهاز المركزي لدعم الكتاب الجامعي بالجامعة .
- الجرد المفاجئ للخزينة بالإضافة إلى الجرد الشهري وعمل محضر جرد لنهاية العام الجامعي.

• اختصاصات إدارة المشتريات والمخازن

أولاً: فيما يخص المشتريات

- توفير كافة احتياجات الكلية المختلفة بكافة طرق الشراء التي نص عليها القانون رقم 89 لسنة 1998 الخاص بتنظيم أعمال الشراء وكذا لائحة المخازن - من كافة الأصناف منها الآلات وأدوات ومهمات وكافة ما يلزم الكلية من تجهيزات وذلك بعد الحصول على الموافقات اللازمة .
- شراء كافة مستلزمات الوحدات الخاصة مثل مركز التدريب والمؤتمرات ومركز الدراسات المصرفية والتعليم المفتوح.
- متابعة عقود الصيانة مع الجهات المختلفة وتنمية العلاقات مع الموردين مما يترتب علية إهداء الكلية بأصناف متعددة .

ثانياً : فيما يخص المخازن

1- تصريف المخزون الراكد والكهنة، وإتمام أعمال الجرد السنوي والمقايسة السنوية وإعداد البيانات اللازمة للجهات الرقابية.
2- تسليم شهادات التخرج للخريجين بعد التأكد من سداد الرسم المقرر.
3- القيام بكافة الأعمال الكتابية اللازمة لتنفيذ المشروعات بالكلية.
4- تسجيل العهد الفرعية والشخصية للأصناف المنصرفة أولاً بأول بملفات العهد للأفراد وكذا الدفاتر الخاصة بالإجمالي .
5- المعاينة والارتجاع للأصناف الغير صالحة للاستعمال وإصلاح الأصناف التي يمكن إصلاحها.